Organização e produtividade são uma extensão da disciplina

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Existem muitos artigos e listas com dicas de aplicativos, programas, métodos e formas de se tornar mais produtivo. Todos são válidos de serem pesquisados até você encontrar aquele que melhor se adapta a sua forma de ser. Mas o que muitos desses artigos não mencionam é que esses artifícios não fazem você se organizar automaticamente!

Para empreender ou trabalhar em home office a mudança de postura deveria ser o primeiro item de todas as listas. Não dá pra empreender sem organização, talvez no início você consiga, mas pense sempre pra frente, como gerenciar centenas de fornecedores, contatos, tarefas (do negócio ou de casa) e tudo isso dentro de apenas 10 ou 12 horas de trabalho. Ah! mas empreender é sempre estar 100% focado no seu negócio (afinal você quis empreender). Outro mito, ninguém, mesmo empreendedores, fica 100% das 24 horas do dia no empreendimento.

Pesquisas já mostraram que estar focado não significa ficar 24 horas do dia fazendo só aquilo, para que o foco funcione é preciso relaxar e até fazer outras coisas como ler, ver filmes, passear. O que não se pode é adiar sempre a tarefa por achar que ela é problemática, difícil ou que você pode fazer a noite quando acabar de jogar. Cometi muito desses erros quando comecei com meu home office.

Quando resolvi empreender percebi que se não me organizasse não conseguiria dar conta de tudo sozinho. Então segui algumas dicas e posteriormente ferramentas que me ajudaram muito.

  • Perceba o que te atrapalha
  • Determine as prioridades
  • Defina uma hora para encerrar o dia de trabalho
  • Não exagere na quantidade de tarefas
  • Não confie nos e-mails
  • Foque em uma tarefa de cada vez
  • Faça intervalos regulares
  • Não use papeizinhos de rascunho
  • Não seja escravo da sua agenda
  • Se dê uma recompensa

Um começo simples e fácil é criar uma lista com todas as tarefas do seu dia. 

Quando criei a Saladin (um delivery de comidas saudáveis) estabeleci o dia de fazer as compras, o dia de produzir o que poderia ser feito e armazenado e o dia da montagem dos potes de salada.

No caso do exemplo acima, eu encaixava outras tarefas no mesmo dia. Por exemplo, no dia das compras eu encaixava a produção material para gráfica e programa os posts que deveriam ser feitos no instagram. E assim fazia com os outros dias. Apenas o dia da entrega que era dedicado somente a isso e ao networking com as lojas e clientes.

Após criar minha lista de tarefas do dia (seja interna ou externa) adotei algumas ferramentas que me ajudaram. Não vou fazer um ranking delas, cada uma me ajudou de uma maneira e cada um pode se adaptar mais a uma do que a outra.

Evernote

O Evernote pode ser usado de diversas maneiras, principalmente para fazer anotações das mais variadas durante o dia. Entre os benefícios está o armazenamento de todos os arquivos na nuvem, permitindo que o usuário acesse de qualquer dispositivo, ele tem ótimos aplicativos para  Android, iOS, Windows Phone e computadores.

O Evernote é uma opção prática para funções nas quais é necessário anotar dados, telefones e ideias, além de permitir separar as notas por cadernos e tags, facilitando a busca por essas informações. A ferramenta permite adicionar fotos, anotações à mão, áudio, anexos e capturas de tela, sendo um recurso bem completo. Os cadernos de notas podem ser compartilhados com outras pessoas e enviados por meio das redes sociais.

Eu uso o Evernote para textos maiores, ou quando preciso praticamente salvar um artigo e continuar ele de outro local. Para pequenas notas ou lembretes eu prefiro usar o Google Keep.

Google Keep

Google Keep, é um aplicativo voltado para a criação de anotações, nas quais podem ser adicionadas fotos, áudios e outros tipos de arquivos. Uso bastante para fazer notas de áudio que ele mesmo transcreve em texto ou armazena como som mesmo. Me ajuda bastante quando tenho uma ideia no meio da rua e não tenho como anotar.

Diferentemente do Evernote que funciona por tags, o Google Keep mantém uma organização por cores, no qual cada cor faz referência a um tópico específico. Com o aplicativo também é possível criar checklists que facilitem a organização de tarefas de forma escalar, como listas. O Google Keep está disponível para Android e iOS, além de ter uma extensão sensacional para o Navegador Chrome, deixando tudo sincronizado e sempre a mão.

Evernote Scannable

Esse é um complemento para os 2 acima. Com esse aplicativo você digitaliza documentos usando o seu smartphone e já faz upload para o seu Evernote, iCloud, Google Drive, email ou qualquer outra aplicação que deseje. É uma senhora ferramenta!

Uma dica é colocar o documento a o fundo em cores diferentes para o app identificar onde terminam as dimensões da página.

Bônus: Eu gosto de usar o Scannable como digitalizador de cartões de visita, assim não preciso andar com papéis, não corro o risco de perder e ainda por cima consigo vincular com contas do Linkedin! Uma mão na roda.

Trello

Confesso que demorei a conhecer o Trello. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos e tarefas que, com uma interface bem simples que permite organizar e distribuir tarefas, tanto para a organização pessoal quanto para atividades em equipe. A interface principal é chamada de quadro (board), nela são adicionadas listas pertencentes a diferentes categorias, como “A fazer”, “Em execução” e “Concluídos”.

As listas são compostas pelos cartões (cards) que nada mais são que as tarefas específicas, as quais podem ser compartilhadas com outros membros da equipe (caso você use em equipe). Entre as facilidades do Trello destaca-se que ele permite atrelar histórico, prazos, anexos e checklists às tarefas, tornando o layout mais organizado.

O Trello é uma ferramenta gratuita e permite habilitar notificações tanto no smartphone quanto via e-mail. As informações da ferramenta também podem ser exportadas, facilitando o uso em outras plataformas.

Eu uso o Trello pra me ajudar na organização e até mesmo pra criar os artigos do site tenho Quadros, com tarefas e anotações diversas, me guiando no gerenciamento do “projeto”.

LastPass

Já se deparou com aquele frustrante momento em que você não se lembra de uma determinada senha? Eu perdia muito tempo lembrando senhas, anotando em locais não seguros ou mesmo usando uma senha igual para todos os lugares (aposto que você faz isso também!), além de ser uma perda de tempo é um grave risco de segurança que pode colocar todo seu projeto por água abaixo. O LastPass é uma ferramenta de sincronização que funciona como um gerenciador de senhas para todas as plataformas.

Você cadastra uma única senha mestre e à partir dela pode criar inúmeras senhas seguras para diferentes plataformas. Simples assim. Além de notas seguras com dados que só você pode ter acesso. Tem um aplicativo ótimo para smartphones e uma extensão sensacional para Chrome.

Unroll.me

Em qualquer lista de tarefas que eu crio para planejar meu dia, o primeiro item sempre são os emails. Mas tem dia que eu recebo apenas dezenas de spam, listas ou ocisas que eu sequer leio, mas que sempre deixo pra depois me descadastrar. O Unroll.me faz isso por você.

Basta você se cadastrar na plataforma deles e ir em Edit Subscriptions. Lá você vai ver todas as fontes dos emails, em ordem alfabética, prontinhas para serem excluídos.

Mailbox

Ah! você é um daqueles tarados por checar emails? Claro que isso vai atrapalhar muito seu fluxo de trabalho se você não souber esperar um pouco. O Mailbox é ótimo para economizar tempo na leitura e no envio dos seus emails. Vale ressaltar que a usabilidade do Mailbox é ótima: basta passar o dedo nos emails para que eles sejam encaminhados para uma pasta desejada ou então agendar a leitura para mais tarde.

Conta pra gente como tentou organizar o seu tempo, explique como o fez e deixe um comentário. Se usou uma de nossas dicas mais um motivo pra contar a sua experiência!

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